Organizador de eventos deportivos habla sobre cancelaciones por COVID-19

Stephen Del Monte es el Director de DelMo Sports, empresa organizadora de triatlones, carreras y eventos de aguas abiertas, entre otros, en Estados Unidos; trabaja importantes eventos como el popular Escape the Cape Triathlon and Open Water Classic en Nueva Jersey (el arranque de natación es desde un barco, como en la foto) y es director de carrera del IM 70.3 Atlantic City y del Rock´n´Roll Half Marathon Atlantic City. Además, Del Monte tiene una compañía de servicios de cronometraje, renta de equipo y es consultor de otros grandes eventos.

Con el brote del COVID-19 y la cancelación de la mayoría de los eventos deportivos más grandes del mundo, los organizadores de carreras, triatlones y nado de aguas abiertas también han enfrentado la difícil decisión de posponer o cancelar eventos con las consecuencias que todo esto conlleva.

DelMo Sports, al igual que todos los comités organizadores de eventos deportivos, recibió un duro golpe financiero con tantos eventos canceladas. “Perdimos 10 contratos en el espacio de una hora”, dijo Del Monte. Tuvo que cancelar también dos carreras de ruta de las que era responsable, pero en parte “hemos sido un poco afortunados”, comentó, porque la mayor parte de su temporada de eventos en el Noreste del país comienza hasta el otoño.

En esta entrevista con Triathlete.com, Del Monte compartió algunas de las cosas por las que están pasando los directores de eventos y organizadores en estos momentos y respondió algunas de las preguntas más comunes que le comparten los atletas.

¿Por qué los organizadores tienen que CANCELAR un evento con tanta anticipación?


“Para la mayoría de los organizadores eso está fuera de nuestras manos”, dijo Del Monte. “Imagina que algunos municipios o alcaldías simplemente suspenden los permisos y los eventos masivos hasta nuevo aviso, incluso con meses de anticipación".

Zona de transición vacía

Del Monte dijo haber mantenido conversaciones con funcionarios de la ciudad pidiéndoles que esperen antes de tomar las decisiones de cancelar un evento y dar el beneficio de la duda de que siempre se antepone la seguridad y la comunicación primero. “Ahí es donde la reputación del director de carrera puede entrar en juego”, dijo.

“Por otra parte, es muy importante conocer tu comunidad. Para la mayoría de los eventos, hay una gran cantidad de piezas que se trabajaron con meses de anticipación, y en este momento no es posible comunicarse y coordinarse con al policía o los funcionarios de la ciudad cuando tienen toda su atención concentrada en la pandemia. Simplemente sería insensato e insensible”, dijo Del Monte. Y añadió: "¿te imaginas pedir cientos de voluntarios para una carrera en junio o tratar de alinear recursos policiales en una región afectada, cuando necesitan concentrarse en otras cosas?”

¿Por qué no puedo obtener un reembolso o un aplazamiento por la cancelación de una carrera?


Si la carrera no se va a realizar, muchos atletas quieren saber por qué no pueden recuperar su dinero o ver que otras opciones ofrece el organizador.

Con la cancelación de tantos eventos y el retiro de patrocinadores y otros contratos, el comité organizador, al igual que cualquier empresa en estos momentos, no tiene flujo disponible. Generalmente tratan de sostener su capital humano, esto es, sus empleados, a quienes Del Monte se comprometió a mantener durante la crisis del COVID-19, a pesar de todas las pérdidas financieras que ha sufrido. Por otra parte, aún antes de realizado el evento, cuando éste se está trabajando, ya hay gastos de playeras, medallas, números, etc. Incluso ofreciendo la opción a los atletas de dejar su inscripción para el año siguiente, “hay muchas pérdidas”, dijo Del Monte.

"Considera como ejemplo lo que nos sucedió antes del COVID-19: Van 3 años seguidos que ha tenido que cancelar el Escape to Louis Open Water Classic por el mal tiempo. Tres años consecutivos, entonces, que he pasado la inscripción de algunas personas para el siguiente año, pero aún así tiene costos: timers, salvavidas, playeras, staff. Tengo que pagar un timer que no tomó tiempos en el evento”, dijo.

¿Cuáles son las opciones del director del evento cuando éste se cancela?


Para Del Monte, las cancelaciones de eventos consisten en comunicarse claramente con los atletas y ser sinceros con ellos acerca de la situación. Le gusta publicar videos directamente en su página de Facebook, para que los atletas puedan ver y comprender que ÉL ES UNA PERSONA REAL, de carne y hueso, que trata de resolver las cosas de la mejor manera para ellos. Y dice que, cuando les ha dado las opciones claras que tienen, han respondido de manera “100 positivos”, lo que resulta un gran apoyo.

Por ejemplo, para una carrera de 10 Millas que se supone era en abril, propuso 2 opciones a los atletas: pueden dejar su inscripción para el próximo año sin ningún costo o pueden optar por hacer un evento virtual este año y conseguir un “upgrade” (esto significa obtener mejores playeras y más beneficios.) “Las personas entendieron completamente la situación y ahora estamos preparando todas las cosas para enviarles su kit por mensajería”.

Corre con cubrebocas

“Hay muchas cosas detrás del escenario de un evento que los atletas ni se imaginan y no siempre se dan cuenta”, dice Del Monte, y continua: "Constantemente se está tratando de unir las piezas, hablando con los funcionarios de la ciudad sobre las posibilidades de reprogramar, explorar opciones, coordinar la logística. Se necesita mucho trabajo para planear y hacer realidad un evento".

Los organizadores más pequeños, ¿podrán SOBREVIVIR con tanto evento cancelado?


“No lo sé, eso depende”, dijo Del Monte. “Depende de qué tan organizada está su empresa y cómo está configurada, es decir, ¿se has excedido en la compra de equipo en préstamos que ahora no puede pagar? ¿Cuánto flujo de efectivo tiene para cubrir los gastos operativos y durante cuánto tiempo?"

"También depende de cuánto se quede contigo tu comunidad de atletas. Si durante años “has hecho depósitos en el banco de su cuenta de buena voluntad”, dijo, “entonces es cuando recurre a ellos. Si las personas confían en ti, entonces es más probable que SÍ comprendan lo que está sucediendo".

Pero, incluso si los directores de carrera y los organizadores hacen todo bien, aún podría ser demasiada presión para que algunos de ellos puedan sobrevivir.

“Lamentablemente, esto va a acabar con algunas empresas deportivas”, dice Del Monte. “Y NO porque sean malos organizadores, sino porque la crisis económica será demasiado fuerte. Si esto hubiera pasado hace 5 años, antes de que la compañía estuviera más establecida, no hubiera podido sobrevivir y no habría más DelMo Sports”.

“Es por eso que IMPORTA dónde estás tú, como atleta, para que reflexiones y decidas donde invertir tu tiempo y dinero”, dijo Del Monte. “Haz tu tarea como atleta y apoya a tu comunidad. Conoce quien organiza los eventos en los que te gusta tanto competir, y reconoce cuando es un buen organizador". Y concluyó: “Te estoy dando este precioso sábado de primavera, solo obtienes un puñado de ellos”, dijo, “Así es que haz que tus eventos cuenten”.

Por Kelly O'Mara para: www.triathlete.com
Traducción y edición por Claudia Plasencia para: www.asdeporte.com